Tre tips for å øke gjennomføringsgraden ved videomøter

Før Covid-19 slo mot oss i midten av mars, booket vi flest fysiske møter. Kun 20% av møtene vi booket var videomøter. De siste årene har vi opplevd en gradvis økning av videomøter og jeg tror prosentandelen også ville økt fremover selv uten Covid-19.

Under koronakrisen har denne utviklingen ikke overraskende skutt fart, og andelen videomøter er nærmere 100%. Selv om det er mange fordeler ved videomøter, så er det også noen baksider.

Når MBN startet å booke videomøter for våre kunder for 5-6 år siden, opplevde vi raskt at det krever en litt annen tilnærming. En av ulempene er at videomøter oftere blir kansellert eller utsatt, eller at deltakere ikke dukker opp til møtet uten å gi beskjed på forhånd.

Lavere forpliktelse

Man kan skrive et eget kapittel om hvorfor dette er tilfelle, men i bunn og grunn handler det om forpliktelse. I kundens øyne, bevisst eller ubevisst, er det mer forpliktende med et fysisk møte enn et videomøte. De fleste beslutningstakerne møter opp i et fysisk møte. Man vet at det kommer en selger på døren, som gjerne har reist et godt stykke for å komme til kontoret til kunden. Møter man ikke opp i et videomøtene er ikke konsekvensene like store.

For oss som lever av å levere gode, kvalifiserte og gjennomførte møter til våre kunder, er dette et punkt som er svært viktig for oss. Vi bruker kontinuerlig mye tid på å optimalisere dette, slik at gjennomføringsgraden blir så høy som mulig.
Her har dere tre tips til hvordan øke gjennomføringsgraden av videomøter:

Book møtene så kort tid frem som mulig – om mulig i samme uke!

Gjør kalenderen din så fleksibel som mulig, slik at du kan ta videomøter så tidlig som mulig. Det er mange som har dedikerte dager til gjennomføring av salgsmøter. Dette kan være rett strategi for noen, men om man føler at man kan åpne opp dager/tidspunkter for salgsmøter, vil dette øke muligheten til å booke inn videomøter så kort tid frem som mulig.

Vi ser en signifikant økning av gjennomføringsgrad når møtene avtales kort tid frem. Det er flere årsaker til at dette skjer:

• Arbeidspresset og fokuset til kunden kan være annerledes på det tidspunktet møtet ble booket enn når møtet skal avholdes.
• Det kan komme nye saker på bordet som fører til at et salgsmøte med en potensiell leverandør nedprioriteres. Dette er også ekstra gjeldende i disse tider med Covid-19.
• Vi ser også at motivasjonen til kunden i noen tilfeller synker. Jo lenger tid det tar fra møtet ble booket til møtet skal bli gjennomført, jo mindre husker kunden av samtalen, og da også verdien av møtet som var friskt i minnet dagene etter at samtalen fant sted.

Noen ganger snakker vi med kunder som rett og slett ikke har tid nå, og det er selvsagt greit. Da avtaler man møter lenger frem i tid. Det viktigste vi som møtebookere kan gjøre er å gi en åpning til kunden og foreslå tidspunkter så kort frem som mulig.

Etablerte (u)sannheter

Ta også en vurdering på om du har rett innstilling. Jeg har en litt morsom og interessant historie å fortelle relatert til dette. Når vi rekrutterer nye møtebookere i MBN opplever vi ofte at de første møtene som nye møtebookere avtaler, er kort tid frem. Det er ikke sjeldent at det første møtet bookes en eller to dager frem i tid. Dette har skjedd så hyppig at det er verdt å notere seg bak øret. Normalen er gjerne at møter bookes lenger frem i tid.

Vår teori er at nye møtebookere, som på dette tidspunktet har begrenset erfaring med å snakke med beslutningstakere på denne måten, ikke er fastlåst i “sannheter” som gjerne etablerer seg hos mer erfarne. En typisk innvending fra en beslutningstaker er at “jeg har ikke tid nå”, “dette må vi ta i neste måned”. Etter å ha mottatt denne type respons x-antall ganger er det lett å tenke at dette er gjeldende hos alle andre også, og at det er størst sannsynlighet for aksept fra kunden hvis man foreslår møte lenger frem i tid.

Faktum er at det er mulig å krydre hverdagen med videomøter booket kort tid frem. Om ikke annet: foreslå det!

Ikke hast deg gjennom samtalen!

Når vi jobber for våre kunder jobber vi etter noe vi kaller kvalifiseringsavklaringer. Kvalifiseringsavklaringer er spørsmål/dialog vi har med kunden underveis i løpet av en telefonsamtale. Vi gjør dette av flere grunner:

• Gi vår oppdragsgiver nyttig informasjon om kundens situasjon før møtet finner sted, for å optimalisere salgsprosessen.
• Om nødvendig: kvalifisere om kunden vi snakker med er i målgruppen til vår oppdragsgiver, og om det er verdifullt med et møte for begge parter.
• Vise ovenfor kunden vi ringer til at vi er nysgjerrige, noe som bidrar til god stemning før møtet finner sted.

Det er viktig å stille relevante og gode spørsmål til kunden underveis i en telefonsamtale. Dette synliggjør verdien av møtet for kunden. Det fører til at kunden investerer mer tid i hele prosessen, samt at man gjennom nysgjerrighet og god dynamikk i samtalen gir kunden en god “følelse” av prosessen.

Dette er et viktig punkt! Hvis man mestrer dette vil man oppleve en høyere gjennomføringsgrad på møtene. Som alltid må man være obs på dynamikken i samtalen. Man vil møte på kunder som åpenbart er travle, og som ikke ønsker lengre telefonsamtaler: da respekteres dette.

Avslutt samtalen på en god måte!

Vi snakker med mennesker, og følelser er viktig for oss alle. De fleste har travle arbeidsdager og må prioritere hva man velger å gi tid, fokus og energi til. Da er det naturlig at man ønsker å bruke tiden på mennesker som gir oss positiv energi.

En god avslutning på samtalen vil kunne påvirke positivt.

Et eksempel på en typisk avslutning av en samtale i et tilfelle hvor jeg har avtalt et møte for MBN:

“Supert, da har vi en god plan på det. Jeg setter pris på at du er åpen for å vurdere oss som et alternativ til (sett inn) og jeg gleder meg til å få et nærmere innblikk i hvordan dere jobber med salg. Jeg tenker at agendaen for møtet vil være å se om vi er en god match for deres salgsstrategi. Så jeg sender deg en møteinvitasjon til fredag klokken 11:00, og ser jeg frem til et hyggelig møte med deg da. Ha en flott dag videre!”

Møteforslag

Noen ganger ber kunden om å få en epost med mer informasjon. Eller kanskje de ikke har kalenderen foran seg og ber om et forslag til møtetidspunkt. Hvis man har sendt et forslag til et tidspunkt kan det være fornuftig med en avslutning som fører til en mer forpliktende fremdrift:

“Supert! Da tar vi i utgangspunkt i torsdag 11.januar klokken 10:00. Jeg sender en invitasjon til deg, og så er det fint hvis du godtar den hvis det passer for deg. Hvis du ser at det ikke passer –  foreslå gjerne en tid tilbake, så skal vi være fleksible”.

Forsøk å unngå denne type situasjoner når man snakker med kunder som ønsker å bli tilsendt et forslag til et tidspunkt:

“Supert! Da tar jeg og sender deg en mail på det, så ringer jeg deg opp dagen før og hører om det passer for deg”.

Da fjerner du forpliktelsen til kunden, og tar alt ansvar selv. Det er fristende, fordi man først får aksept for et møte. Men ofte fører dette til utsettelse og ombooking av møtet, og prosessen kan fort dra ut.

Andre viktige punkter

• Send møtebekreftelse umiddelbart etter at samtalen har funnet sted. Ikke vent med å sende møteinvitasjon til slutten av dagen eller til neste dag. Etter gjennomført samtale er det friskt i minnet til kunden og en umiddelbar tilsending av møtebekreftelse vil øke sannsynligheten for at kunden godtar invitasjonen. I tillegg spikres tiden i kundens kalender. Utsetter man innsendingen vil dette kunne føre til at det avtalte tidspunktet ikke lenger er ledig idet kunden mottar invitasjonen.
• Følg kunden opp. Følg med om kunden har godtatt invitasjonen de påfølgende dagene etter at møtet er avtalt, og hvis ikke ring gjerne kunden og hør om tiden passer. Dette er et spesielt viktig punkt hvis man har sendt et forslag på en tid. Det er lett å få aksept fra kunden hvor man foreslår at man sender et “forslag til et tidspunkt og så ringer jeg deg noen dager i forveien for å høre at det passer”. I disse tilfellene ring gjerne kunden opp om vedkommende ikke har godtatt invitasjonen, hør om tiden passer eller flytt det til et tidspunkt som passer for begge parter.
• Vurder om du bør lage en fast rutine på å ringe kunden par dager før (eventuelt dagen før) møtet skal finne sted for å høre at tiden passer. Dette er litt bransjeavhengig: i noen bransjer er dette en nødvendighet (for eksempel mindre entreprenører). I andre bransjer er det ikke like stort behov. Hvis man jobber bredere og mot ulike bransjer i forskjellige størrelser, bør man ha en spesifikk tilnærming til dette.

Vil du vite mer?

Er du nysgjerrig på å vite mer om hvordan Møtebooking Norge jobber, eller kanskje vurderer du å få hjelp til møtebooking for din bedrift? Fyll inn kontaktskjemaet, så tar vi kontakt for en hyggelig prat.